Klachtenprocedure Academy for Integrative Medicine

1. Doel klachten procedure

Eenduidig aannemen, beoordelen en afhandelen van klachten.

2. Betrokkenen

Deze procedure is van toepassing op medewerkers van het secretariaat en de klager.
De algemeen secretaris houdt toezicht.

3. Klachten

De klachten kunnen betrekking hebben op alle zaken die de Academy for Integrative Medicine betreffen, waaronder:

• de inschrijving, eventuele annulering en financiële afhandeling
• de nascholing (inhoud, accommodatie, catering)

4. Aannemen en afhandelen van klachten

Een klachtmelding kan telefonisch of per e-mail (aan ) worden gedaan bij het secretariaat. Het secretariaat coördineert het zorgvuldig afhandelen van de klachtmelding. Voor de communicatie over en overdracht van gegevens met betrekking tot de klachtmelding wordt gebruik gemaakt van e-mail. Een klacht wordt vertrouwelijk behandeld.

5. Registratie van klachten

Klachten worden op naam klager en datum van binnenkomst opgenomen in het elektronisch klachtenregister. Van papieren documentatie worden elektronische scans gemaakt. De klachten worden bewaard in het klachtenregister voor de duur van 3 jaar.

6. Beoordelen van klachten

Een klacht over de inschrijving, eventuele annulering en financiële afhandeling wordt, indien nodig, voorgelegd aan de penningmeester. In de meeste gevallen voorzien de algemene voorwaarden in de wijze van afhandeling.
Een klacht over de inhoud van de cursus wordt voorgelegd aan de coördinator van de betreffende nascholing of opleiding.
Een klacht over de accommodatie en/of catering wordt genoteerd en meegenomen bij de afspraken over de volgende activiteit aldaar.

7. Afhandeling van klachten

Binnen 10 dagen na ontvangst van een klacht ontvangt u een reactie dat de klacht ontvangen is en dat deze binnen 4 weken zal worden afgehandeld. Als er een langere tijd nodig is om onderzoek te doen, wordt u hiervan binnen dezelfde termijn van 4 weken in kennis gesteld waarbij het uitstel wordt toegelicht. Ook ontvangt u dan een indicatie wanneer de AIM verwacht uitsluitsel te kunnen geven.

8. Beroepsprocedure

Tegen de uitspraak van de klacht kan beroep worden aangetekend bij het bestuur van de Artsenvereniging Voor Integrale Geneeskunde, AVIG. Het oordeel van het bestuur van de AVIG is bindend, eventuele consequenties worden door de Academy for Integrative Medicine zo spoedig mogelijk afgehandeld.